Onnittelut! Olet tulevan ohjelman virallinen "tapahtumasuunnittelija". Saatat kenties haluta katsoa uudessa roolissasi vinkkejä, jotka venyttävät budjettiasi...:
1) Sesonki/Päivämäärät: Joillakin kohteilla on kiireiset ja rauhalliset sesongit. Valitsemiesi päivämäärien välillä saattaa olla merkittäviä hintaeroja. Ilmoitathan hotel plannerille myös, jos ryhmäsi tapaaminen on mahdollista juhlapyhien ulkopuolella.
a. Tutki: Jos olet valinnut kaupungin, tutki päivämääriä, jolloin kaupungissa on suuria festivaaleja, kaupunginlaajuisia kokouksia, erikoistapahtumia (Superbowl) ym. Jos sinun on mahdollista muuttaa tapahtumasi päivämääriä, saatat ehkä haluta siirtää tapaamistanne suuren tapahtuma-ajan ulkopuolelle. Sama tapahtuma-aika saattaa olla hyvinkin kallis ja kaoottinen oman tapahtumasi osanottajille.
2) Viikonpäivämalli: Monilla hotelleilla voi olla tarve hankkia asiakkaita joko viikolla tai viikonlopuksi. Esimerkiksi, yrityspuistoon sijoittunut hotelli voi olla hyvinkin mukava, ja tarjoaa edullisia viikonloppuhintoja. Vastaavasti, kauniilla lomakylällä voi olla vaikeuksia huoneiden täyttämisessä arkipäivinä.
3) Ovatko hotellin yöpymishinnat yhdelle henkilölle / huone, vai useammalle henkilölle samassa huoneessa? Huoneen hinta on usein budjettiin sopiva, mutta jos ryhmässä on majoitettava neljä ihmistä samaan huoneeseen, saatat törmätä porrastettuun hinnoitteluun, joka lisää huoneen hintaan arviolta $10-30 / henkilö. Kun lähetät tarjouspyyntösi, varmistathan, että valitset oikean huonetyypin, jolloin hotellien ryhmähinnatkin pitävät hyvin paikkansa.
4) Tarkista lisämaksut etukäteen käyttämällä hotellin info -nappia minkä tahansa tarjouksen vasemmalla puolella. Onko kohteessa lomakeskusmaksuja? Tai pysäköintimaksuja? Saako hotelliin viedä lemmikkejä, ja veloitetaanko niistä lisämaksuja? Onko hotellin käyttöasteverin lisäksi muita pakollisia kuluja? Nämä lisämaksut voivat tehdä huomattavan lisän kokonaishintaan. Jotkut niistä ovat neuvoteltavissa, riippuen ryhmäsi koosta ja muista tarpeista.
a. Huomioi kaikki hintaan kuuluvat asiat. Jotkut hotellit sisällyttävät huoneen hintaan ilmaisen aamupalan, vieraille avoimen iltapäivätapahtuman, kuntosalipalvelut tai internetyhteyden. Nämä mukavuudet eivät ainoastaan säästä kustannuksiasi, mutta voivat myös lisätä vierailun mukavuudentunnetta. Nämä arvokkaat kaupanpäälliset näet listattuna kommenttiosiossa hotellin tarjouksen alapuolella.
5) Ruoka ja juoma: Jos suunnittelet bankettia vierailusi aikana, varmistathan, että ilmoitat sen tarjouspyynnön yhteydessä. Tällä varmistat, että vain hotellit, jotka palvelun voivat tarjota, vastaavat tarjouspyyntöösi. Hotellit, joilla on tilat juhla-aterialle, tekevät varmemmin huoneiden etukäteisvarauksia ja antavat lisäalennuksia, jos ryhmä käyttää myös heidän ruoka- ja juomapalveluita, sekä juhlatiloja. Kun olet löytänyt hotellin, jossa on kaikki vaatimasi palvelut toivomallasi hinnalla, käytä kontaktoi hotelli -nappiai saadaksesi ruokalistat. Tarkista palvelun hinta ja verot. Juhla-aterian hinnoitteluun lisätään usein 20-40% muita kustannuksia. Tässä tapoja vastata kustannuksista:
a. HotelPlanner.com yrittää neuvotella ryhmällesi 20% - 50% alennuksen ruoasta ja juomista. Tarkista kommenttiosio hotellin tarjouksesta nähdäksesi nämä alennukset.
b. Esitä hotellille esimerkkimenu, jonka voisit maksaa täyteen hintaan sisällytettynä. Esimerkiksi, voit ehdottaa budjettiisi / henkilö sopivaa aamupalaa, joka sisältää leipiä, hedelmämehua ja kahvia / teetä, ja kuulostella, jos hotelli voi muuttaa tarjoiluaan budjettiinne sopivaksi. Useimmat Hotel Planner -hotellit tarjoavat ilmaisen aamupalan ryhmille. Tämän lisäpalvelun näet myös hotellin tarjouksen kommenttiosiosta.
c. Katso hotellin ravintoloiden ruokalistoja. Jos ryhmäsi on pieni, harkitse ateriointia hotellin ravintolassa tai lähistön ruokalassa.
6) Kokoustekniikka: Kerro kokoustekniikkalaitteiston tarpeestasi hotel planner -asiakasvastaavallesi ja pyydä erillistarjousta. LCD-näytön vuokra on yleensä korkea. Joskus voi olla houkuttelevampaa ostaa oma, mutta varmistathan edustajaltasi, veloittaako hotelli "yhdistämismaksua" tuodessasi omia laitteita.
7) Kokoustilan vuokraus: Jos kaikki ennakkovaraamasi huoneet lunastetaan, sinulla on todennäköisesti hyvät asemat kokoustilan vuokrauksesta neuvotellessa. Jos ryhmäsi tarvitsee näyttelytilaa, suuren määrän ryhmätyötiloja tai suurempaa kokoustilaa (esim. 100 ihmistä, ja olet varannut 10 huonetta / yö), voit varautua maksamaan kokoustilojen käytöstä. Hotel Planner voi käyttää vaikutusvaltaasi kokoustilan maksuja vastaan jos a) jos ryhmäsi vierailu ajoittuu matalaan sesonkiin (juhlapyhät ym); b) kulutatte paljon ruokaa ja juomia yhtä hotelliyöpymistä kohti (esim. ryhmäsi syö kaikki ateriansa hotellissa vastaanoton / illallisen lisäksi); c) tapahtumassasi on niin paljon osanottajia, että se vaatii käyttöönsä koko hotellin majoituskapasiteetin.
8) Etäisyys aktiviteetteihin: Haluaako ryhmäsi poistua hotellilta useiksi öiksi, tai suunitteletko retkeä ryhmällesi hotellin ulkopuolella? Molemmissa tapauksissa, jos osanottajat pääsevät jalkaisin useisiin nähtävyyksiin, se auttaa kattamaan yksittäisen osallistujan muita kustannuksia. Jos ryhmäsi on monta yötä pois hotellista, ja nähtävyyksiä pääsee katsomaan jalkaisin, osallistujat arvostavat sitä, ettei heidän tarvitse maksaa taksikyydistä, hakea autoaan tallista ja yrittää suunnistaa oikeisiin paikkoihin vieraassa kaupungissa. Jos suunnittelet retkeä hotellin ulkopuolelle, kuljetus kohteeseen voi tuoda huomattavan lisäkustannuksen. Jos valitset hotellin läheltä monia tapahtumapaikkoja, ja osallistujat pääsevät sinne jalkaisin, tämä kustannus säästyy. Klikkaa hotellin infonappia tarjouksen vasemmalla puolella nähdäksesi ympäröivän alueen kartan. Alueen nähtävyydet välimatkoineen hotellilta näet kartan oikealla puolella. Hotel Planner voi myös lajitella kaikki hotellivaihtoehdot tiettyyn kohteeseen mitatun etäisyyden perusteella. Rastita lajittele -ruutu hotellien tarjousten yläpuolella.
9) Kuljetukset: Jos useat osanottajat saapuvat lentokoneella, tarkista lentojen hinnat tärkeimmistä kaupungeista tapahtumapäivämääriesi perusteella. Jos etsit tapahtumapaikkaa useista kaupungeista, huomaat, että toisten lentojen hinnat ovat paljon toisia kohtuullisempia. Samoin, käytä hotellisi infonappia hotellin tarjouksen vasemmalla puolella saadaksesi tietoa lentokenttätaksista ja sen aikatauluista lentokentältä valittuun hotelliin.
10) Päivitykset ja mukavuudet: Hotel Planner edustajasi kysyy aina, onko ryhmälläsi mahdollista saada yksi huoneista päivitettyä sviitiksi ryhmähinnalla, tai ilmaisia mukavuuksia VIP -osallistujille. Ryhmäsi huomaa nämä erikoispalvelut eikä niistä veloiteta sinulta erillistä maksua.
11) Vielä yksi lisäbonus! 1 / 50 -tarjous. Tämä on standardi useimmissa hotelleissa. Jokaista 50 lunastettua huonetta kohti saat yhden ilmaiseksi! Jotkut hotellit antavat 1 / 50 -tarjouksen vain, jos 50 tai useampi huone / yö on lunastettu. Toiset taas hyvittävät tämän kumulatiivisena. Joillakin tarjous koskee jo 40 lunastettua huonetta, tai jopa vähempää. Hotel Planner tekee paljon yhteistyötä hotellien kanssa, jotka tarjoavat ilmaista huonetta lunastaessa jopa vain 10 huonetta / yö. Nämä tarjoukset näet kommenttiosiossa hotellin ryhmähinta / huone -tarjouksen alla.
Onnea ja hyviä neuvotteluhetkiä! Olet matkalla onnistuneen tapahtumasuunnittelun autuuteen!