Haluathan luokkakavereidesi kiinnostuvan tapaamisesta ja odottavan sitä innostuneesti. Etukäteisvalmistelu on avainasemassa. Aloita valitsemalla täydellinen paikka. Tekniikkamme on täydellinen tähän, koska se antaa sinun etsiä useita kokouspaikkoja samanaikaisesti. Haluat varmastikin löytää keskeisen paikan kokoukselle, jonne kaikkien on helppo päästä. Pahinta, mikä voi tapahtua, on löytää itsensä muutamaa kuukautta ennen kokousta soittelemasta ympäriinsä, ja huomata että kaikki hotellit ovat loppuunmyytyjä. Tämän takia on todella tärkeää varata hotellihuoneet luokkakokouksellenne hyvissä ajoin ennen kokousta erikoishinnoin hotellista, joka on täydellisellä paikalla tarpeitanne ajatellen. Useimmat hotellit vaativat, että vierekkäisten huonevarausten onnistumiseen tarvitaan vähintään 10 huonetta / yö, mutta käyttäessäsi muitakin hotellin tilapalveluita, vaatimus saattaa pienentyä.
Saavuttaaksesi tämän tavoitteen et todennäköisesti halua sokeasti soitella hotelleille moneen paikkaan. Et todellakaan tee luokallesi tai itsellesi palvelusta varaamalla huoneita ensimmäisen saamasi tarjouksen perusteella. Voi olla, ettet myöskään saa kaikkea tietoa hotellista, vaikka olisi tärkeää saada yksityiskohtaiset tiedot kaikista mukavuuksista ennen päätöksentekoa. Ensimmäisenä sinun pitäisi tarkistaa Internetistä nykyiset hinnat. Hyvä tietolähde, jossa voit helposti verrata eri hotellien hintoja on HotelPlanner.com (
www.HotelPlanner.com). Parasta heidän järjestelmässään on, että se on ilmainen ja helppokäyttöinen. Sinun on ainoastaan syötettävä luokkakokouksen sijainnin vaihtoehdot ja päivämäärät, ja HotelPlanner.com tekee loput. Se antaa sinun etsiä hotellien ryhmähinnat puolueettomasti useista kaupungeista samanaikaisesti helpolla ja hyvin järjestetyllä tavalla. Se antaa sinun myös lajitella tämän tiedon sijainnin, hinnan ja hotellien nimen perusteella. Palvelu nimeää sinulle myös asiakasvastaavan varmistamaan, että saat parhaan hinnan lisäksi myös sopivan sijainnin liiketoimintaasi nähden. Hän auttaa myös varausprosessissa. Varausprosessi on hyvin tärkeä, koska vaikka huoneen hinta on hyvin matala, niin sopimus voi sisältää hyvin tiukat peruutusäännöt, korkeat ennakkomaksut tai muita piilokustannuksia kuten pakolliset lomakeskusmaksut. HotelPlanner.com -asiakasvastaava auttaa sinua erittäin mielellään kaikkien näiden asioiden hoidossa, ja muussakin, johon vain apua tarvitset. Hotellin valitsemisen jälkeen hän perustaa veloituksetta luokkakokouksellesi oman varaussivuston internetiin. Tämä auttaa sinua seuraamaan luokkakavereitasi, kun he vahvistavat saapumisensa hotelliin.