Ensin sinun on varattava huoneet muualta saapuville vieraillesi. Pahinta, mitä voi tapahtua on huomata,
että muutamaa kuukautta ennen kokousta kaikki tilat kaupungissa ovat liian kalliita, tai
jopa varattuja suuremman kokouksen tai urheilutapahtuman takia. Tämän vuoksi on hyvin tärkeää tehdä huoneista ennakkovaraus erikoishinnoilla yhdestä tai kahdesta valitusta hotellista hyvissä ajoin ennen isoa
tapahtumaa. Useimmat hotellit vaativat, että etukäteishuonevarausten onnistumiseen
tarvitaan vähintään 10 huonetta / yö, mutta käyttäessäsi muitakin hotellin tilapalveluita,
vaatimus saattaa pienentyä. Jos etsit yli 30 huonetta / yö, voit harkita myös huoneiden
varaamista useammasta hotellista. Näin sukulaisesi voivat tehdä itse valinnan eri
sijaintien ja hintojen perusteella.
Haluathan sukulaistesi kiinnostuvan tapaamisesta ja odottavan sitä innostuneesti.
Etukäteisvalmistelu on avainasemassa. Aloita valitsemalla täydellinen paikka. Tekniikkamme
on täydellinen tähän, koska se antaa sinun etsiä useita tapaamispaikkoja samanaikaisesti.
Haluat varmastikin löytää keskeisen paikan kokoukselle, jonne kaikilla on helppo päästä.
On myös tärkeää, että paikassa on riittävästi nähtävyyksiä ja tekemistä kaikenikäisille vieraille, jotta sekä nuoret että vanhat suvun jäsenet voisivat odottaa matkaa innolla.
Pahinta, mikä voi tapahtua, on löytää itsensä muutamaa kuukautta ennen kokousta
soittelemasta ympäriinsä, ja huomata että kaikki hotellit ovat loppuunmyytyjä. Tämän takia
on todella tärkeää varata hotellihuoneet luokkakokouksellenne hyvissä ajoin ennen kokousta
erikoishinnoin hotellista, joka on täydellisellä paikalla tarpeitanne ajatellen. Useimmat
hotellit vaativat, että vierekkäisten huonevarausten onnistumiseen tarvitaan vähintään 10
huonetta / yö, mutta käyttäessäsi muitakin hotellin tilapalveluita, vaatimus saattaa
pienentyä.
Saavuttaaksesi tämän tavoitteen, et todennäköisesti halua sokeasti soitella hotelleille
moneen paikkaan. Et todellakaan tee suvullesi tai itsellesi palvelusta varaamalla huoneita
ensimmäisen saamasi tarjouksen perusteella. Voi olla, ettet myöskään saa kaikkea tietoa
hotellista, vaikka olisi tärkeää saada yksityiskohtaiset tiedot kaikista mukavuuksista ennen
päätöksentekoa. Ensimmäisenä sinun pitäisi tarkistaa Internetistä nykyiset hinnat. Hyvä
tietolähde, jossa voit helposti verrata eri hotellien hintoja on HotelPlanner.com.
(
www.HotelPlanner.com). Parasta heidän järjestelmässään on, että se on ilmainen ja helppokäyttöinen. Sinun on ainoastaan syötettävä sukukokouksen sijainnin vaihtoehdot ja päivämäärät, ja HotelPlanner.com tekee loput. Se antaa sinun etsiä hotellien ryhmähinnat puolueettomasti useista kaupungeista samanaikaisesti helpolla ja hyvin järjestetyllä tavalla. Se antaa sinun myös lajitella tämän tiedon sijainnin, hinnan ja hotellien nimen perusteella. Palvelu nimeää sinulle myös asiakasvastaavan varmistamaan, että saat parhaan hinnan lisäksi myös sopivan sijainnin liiketoimintaasi nähden. Hän auttaa myös varausprosessissa. Varausprosessi on hyvin tärkeä, koska vaikka huoneen hinta on hyvin matala, niin sopimus voi sisältää hyvin tiukat peruutusäännöt, korkeat ennakkomaksut tai muita piilokustannuksia kuten pakolliset lomakeskusmaksut. HotelPlanner.com -asiakasvastaava auttaa sinua erittäin mielellään kaikkien näiden asioiden hoidossa, ja muissakin, johon vain apua tarvitset. Hotellin valitsemisen jälkeen hän perustaa veloituksetta sukukokouksellesi oman varaussivuston internetiin. Tämä auttaa sinua seuraamaan sukulaisiasi, kun he vahvistavat saapumisensa hotelliin.