Frequently Asked Questions for Hotels

Miksi sain tämän ilmoituksen ryhmän jättämästä tarjouspyynnöstä?

Olemme verkossa toimiva ryhmämatkoihin erikoistunut matkatoimisto. Kun ryhmäkoordinaattori on jättänyt meille tarjouspyynnön, lähetämme sen edelleen rekisteröityneille jäsenhotelleillemme ja kaikille asiakkaan toivomille hotelleille. Jos saat meiltä viestin mutta et ole rekisteröitynyt, saat lisätietoa ryhmästä seuraamalla sivuillemme vievää linkkiä. Sivun vasemmalla puolella on linkki, josta voit rekisteröidä edustamasi hotellin ja jättää vastauksen tarjoukseen. Rekisteröityminen on ilmaista, emmekä peri jäsenmaksuja. Toimintamme on provisiopohjaista, ja provisiot perustuvat ryhmän käyttämiin huoneisiin, jotka selviävät ryhmän lähdettyä hotellista.

Pitääkö liittymisestä maksaa?

Ei, hotellijäseneksi liittymisestä ja tarjousten tekemisestä ryhmille ei peritä maksua. Toimintamme perustuu provisioihin, joten kun teet tarjouksen, sinua pyydetään antamaan hinta, josta maksetaan provisiota (yleensä 10 %).

Miten suodatan ryhmien pyyntöjä?

Kun olet rekisteröitynyt, voit muuttaa tilisi asetuksia Account Settings -osiossa niin, että saat ainoastaan haluamasi kaltaisia ryhmäpyyntöjä. Voit jättää hakutuloksista pois potentiaalisia ryhmiä käyttämällä mm. huoneita per yö, budjetti, ryhmän tyyppi, minimimajoitus jne. suodattimina. Näiden suodattimien avulla jokainen myyntiedustaja saa ja hallinnoi ryhmiä vain oman markkinasegmenttinsä sisällä. Jokaisella hotellin myyntiedustajalla voi olla oma tilinsä ja pyyntöjen suodattimet.

Lisäättekö katteen ryhmähintoihimme?

Ei, emme lisää katetta hintoihinne. Tarjoamanne ryhmähinta on sama hinta, joka ryhmälle lopulta tarjotaan. Ryhmät maksavat käyttämistään huoneista suoraan hotellille; me emme peri maksua asiakkaalta.

Mistä tiedän, onko tarjoukseni valittu?

Jos ryhmä valitsee yhden tarjouksistasi harkittavaksi, saat asiasta ilmoituksen sähköpostitse asiakkaan yhteystietojen ja yhteydenotto-ohjeiden kera. Tässä vaiheessa asiakasta on ohjeistettu ottamaan yhteyttä ilmoittamaanne puhelinnumeroon. Suurin osa hotelleista lähettää tässä vaiheessa varausasiakirjat tai pyytää varausvahvistusta luottokortitse. Tässä vaiheessa sinun tulee myös ehkä vastata ryhmäkoordinaattorin kysymyksiin, joihin hän ei ole aikaisemmin saanut vastausta.

Miksei tarjouksiani valita?

Varmista ensimmäiseksi, että olet lukenut Help -osiomme kokonaan. Tarjousta jätettäessä tulee ottaa huomioon lukuisia seikkoja, kuten asiakkaan budjetti, toivottu tähtiluokitus ja kaikki erityispyynnöt (esim. juhlatila tai etäisyys tapahtumapaikkoihin). Siinä tapauksessa, että olet ottanut kaikki tällaiset yksityiskohdat huomioon etkä siltikään ole saanut ryhmävarauksia, suosittelemme, että tutustut My Stats -osioon. Tässä osiossa pääset tarkastelemaan ryhmien antamaan palautetta syistä, joiden takia he eivät ole valinneet hotelliasi.

Mitä teen jos hotellistamme on myyty huoneet loppuun sen jälkeen kun vastasin tarjouspyyntöön?

Voit joko jättää tarjouksen niin kuin se on, sillä kyseessä on vapaita huoneita koskevat hintanne, tai voit ottaa ryhmään yhteyttä ja tehdä No Availability -tarjouksen ilmoittaaksesi, että hotellinne kaikki huoneet on myyty loppuun. Asiakkaan tulee viime kädessä sopia lopullisista yksityiskohdista kanssanne, joten tällaisessa tapauksessa sinun tulee ilmoittaa asiakkaalle, että olette myyty loppuun tarjouksen jättämisen jälkeen.

Miten poistan tarjoukseni tai muutan sitä?

Voit aina poistaa tarjouksen klikkaamalla Delete -nappia, joka löytyy jokaisen tarjouksen Account Summary -osiostasi.. Voit lisäksi aina jättää uuden tarjouksen mihin tahansa ryhmän tarjouspyyntöön, jolloin uusi tarjous korvaa aiemman.

Mikä on tarjouksen määräaika?

Voit määrittää tarjouksen voimassaoloajalle pituuden, joka alkaa siitä, kun asiakas saa tarjouksen ensimmäisen kerran. Asiakas voi ottaa sinuun yhteyttä voimassaolon jälkeen, mutta sinulla ei ole velvollisuutta jatkaa tarjouksen voimassaoloa määräajan jälkeen. Toisin sanoen, määrittämäsi hinta voi muuttua määräajan jälkeen. Tämä on tehokas myyntitekniikka, joka houkuttelee asiakasta ottamaan sinuun yhteyttä mahdollisimman pian.

Kun asiakas ottaa suoraan yhteyttä sinuun jätettyään ryhmänsä tarjouspyynnön HotelPlannerin kautta, hotelli maksaa HotelPlannerille provision, joka perustuu käytettyjen huoneiden hintaan korvauksena ryhmän ohjaamisesta hotellille, myös silloin, jos hinnat muuttuvat.

Voitteko lähettää meille W9-kaavakkeen veronmaksajan tietojen pyytämistä varten?

Kyllä, Klikkaa tästä ladataksesi W9-kaavakkeemme veronmaksajan tietojen pyytämistä varten PDF-muodossa.

Jos matkatoimisto varaa huoneita HotelPlanner.comin kautta, tarvitseeko meidän maksaa teille 10 % ja matkatoimistolle 10 %?

Ei, maksatte 10 % vain meille, ja me huolehdimme siitä, että matkatoimiston provisio maksetaan asianmukaisesti. Kaikki provisiot maksetaan aina meille.

Onko tiellä IATA-numeroa?

Kyllä, Ota meihin yhteyttä sähköpostitse, niin lähetämme numeromme.

Mikä on Voimassaoloaika?
  • Tämä on sisäänkirjautumista edeltävä päivä, jolloin ryhmä ei enää voi tehdä varauksia sille osoitetuista huoneista.
    Esim. Oletetaan esimerkiksi sisäänkirjautumispäivämääräksi 15. kesäkuuta.
  • Yhden viikon voimassaoloaika tarkoittaisi sitä, että neuvotellussa ryhmähinnassa ei enää huomioida huoneryhmään liittyviä varauksia 8. kesäkuuta, ja loput huoneet ovat muiden varattavissa.
Mitä Käyttöaste tarkoittaa?

Käyttöaste on huoneryhmään kuuluvien huoneiden vähimmäismäärä, joka tulee käyttää ja/tai viime kädessä maksaa.

Esimerkiksi jos varataan 100 huoneen huoneryhmä ja asiakas käyttää ainoastaan 50 huonetta, 60 %:n käyttöastesopimus merkitsisi sitä, että asiakas on edelleen velvollinen maksamaan 60 huonetta (60 %).

Pääsevätkö muut hotellit tai yksityishenkilöt näkemään tarjoamiani hintoja?

Ei, ainoastaan ryhmän koordinaattori näkee hintasi. Emme koskaan julkaise kauttamme antamiasi ryhmähintoja.

Muut hotellit eivät lisäksi voi nähdä ryhmätarjouksiasi, etkä sinä heidän.

Mitkä peruutuskäytännöt koskevat tarjouksiani?

Kun tarjous jätetään, peruutus-kentässä on peruutuskäytännöt jokaiselle yksittäiselle huonevaraukselle sen jälkeen, kun ne on varattu ryhmälle osoitetuista huoneista. Koko ryhmälle osoitettujen huoneiden varauksen peruuntumisen kattaisi käyttöaste- ja ennakkomaksukäytäntösi.

Mitkä ovat ryhmien ennakkomaksut?

Voit määrittää ennakkomaksun tapauskohtaisesti aina, kun jätät ryhmälle tarjouksen. Voit syöttää vaatimasi ennakkomaksun suuruuden varattujen huoneiden prosenttiosuutena tai kertasummana.

Mikä on Verot yhteensä?

Syötä kaikki pakolliset huoneiden valtion/osavaltion määräämät tai paikalliset veroprosentit.

Esimerkiksi, jos hotellisi kuuluu 7 %:n valtionveron ja 3 %:n kaupunkiveron piiriin, syöttämäsi kokonaisveroarvon tulee olla 10 %.

Tarjouksessasi mainitsemasi hinta ei sisällä veroja, joten tämä auttaa asiakkaitasi hahmottamaan verojen osuutta kohteessanne.

Mitä ovat Muut sekalaiset kulut?

Tämä kenttä on tarkoitettu sekalaisille pakollisille kuluille, kuten hotelli- ja siivousmaksuille. Ne ovat yleensä suhteellisen pieniä, kuten 3 $per yö.

Voit jättää tämän kohdan tyhjäksi tai syöttää 0,00, jos kohteessanne ei ole tällaisia kiinteitä taksoja tai veroja.

Mikä on tasavero?

Syötä kaikkien pakollisten valtion/osavaltion/paikallishallinnon vaatimien verojen summa per huone per yö.

Esim. jos hotelliasi koskee kaupungin asettema huonekohtainen 2 dollarin vero per yö joka veloitetaan muiden prosentuaalisten verojen lisäksi, syötä $2.

Miten otan teihin yhteyttä?

Kaikki edustajamme palvelevat sinua mielellään virka-aikanamme:

Puhelin: 1-800-898-1347
Sähköposti: Hotels@HotelPlanner.com